Cách Trộn Thư Trong Word 2010 Lấy Dữ Liệu Từ Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể

Mail Merge (Hợp nhất trong Excel) tiết kiệm đáng kể thời gian khi gửi khối lượng thư lớn. Nó sẽ giúp bạn nhanh chóng tạo một bức thư, e-mail hoặc tiêu đề thư trong Word bằng cách kết hợp thông tin bạn có trong một trang tính Excel. Học Excel nâng cao trực tuyến sẽ cung cấp cho bạn thông tin tổng quan về tính năng này và hướng dẫn từng bước về cách trộn thư.

Bạn đang xem: Gộp thư trong word 2010, lấy dữ liệu từ excel

Nền tảng trộn thư:

Mail Merge (gộp trong excel) trông có vẻ khó, nhưng quá trình này thực sự khá đơn giản.

Để các bạn hiểu sâu hơn, quy trình gộp gồm 3 văn bản:

Tài liệu Word chứa mã cho từng phần cụ thể. Tệp hợp nhất Excel đầu ra chứa thông tin người nhận, mỗi hàng là một người nhận. Bản Word cuối cùng với đầy đủ thư, email và phong bì.

Chuẩn bị một trang tính Excel để hợp nhất:

Khi bạn hợp nhất thư (hợp nhất trong excel), tệp Excel sẽ được đính kèm vào tài liệu hợp nhất Word. Microsoft Word sẽ truy xuất tên, địa chỉ và thông tin khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel. Do đó, trước khi bạn bắt đầu, hãy đảm bảo rằng tệp Excel đã chứa tất cả các thông tin cần thiết, bao gồm họ và tên. , lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu muốn thêm nhiều liên hệ hay các thông tin khác, bạn nên thay đổi hoặc thêm vào một bên của sheet Excel trước khi gộp. Điều quan trọng cần kiểm tra: Các cột trong bảng tính Excel phải tương ứng với các phần bạn muốn sử dụng trong hợp nhất. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với độc giả của mình theo tên, hãy đảm bảo tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo tiểu bang hoặc thành phố, hãy chỉ định rằng bạn đã có hai cột riêng biệt, Tiểu bang và Thành phố. Nếu tệp Excel chứa ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc, thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã zip. kết thúc bằng 0, định dạng đúng số, ngày và đơn vị tiền tệ. Nếu bạn đang tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc .txt, hãy sử dụng Trình hướng dẫn nhập văn bản.

Cách gộp tin nhắn từ Excel sang Word:

Khi bạn hoàn tất và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng hợp nhất. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ trộn thư với danh sách người nhận trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.

Tham Khảo Thêm:  Home And Home Transport Ankara

Nếu bạn đã tạo một chữ cái, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới. Chọn loại hợp nhất mong muốn. Chuyển đến thẻ Gửi thư > Bắt đầu hợp nhất và chọn trộn thư (Bức thư), thư điện tử (Thông báo có email), con tem (Nhãn…), phong bì (Bao lì xì…) hoặc tài liệu (Một tài liệu Word thông thường). Trong ví dụ, chúng tôi chọn Bức thư.

*

CẢNH BÁO. Không bắt buộc Trang tính MS Excel qua DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu Chọn tất cả ở góc dưới bên trái.

Nhấp chuột Toàn bộ bảng tínhvà tốt

*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục hợp nhất thư như bình thường.

CẢNH BÁO. Để ngăn thông báo hiển thị mỗi khi bạn mở tệp dữ liệu, hãy xóa hộp kiểm Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở (Tùy chọn Word> Nâng cao> Chung) sau khi tham gia danh sách gửi thư.

Định dạng ngày, giờ, số và tiền tệ khi hợp nhất thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hoặc tiền tệ theo nhiều cách hơn một tệp đầu ra hợp nhất Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong tài liệu Word.

Chọn vùng hợp nhất mà bạn muốn thay đổi định dạng. Họ có thể là Ngày, tiền tệ, tỷ lệ phần trăm hoặc các khu vực khác. Nhấp vào Ca + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn đã chọn một khu vực Tiền tệBạn sẽ thấy {TIỀN TỆ HỢP NHẤT}.Thêm một trong các ký hiệu trong các bảng dưới đây. Ví dụ: nếu bạn muốn 3000 xuất hiện dưới dạng $3000, hãy thêm \# $0,0 và đoạn mã sau sẽ được hiển thị: {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0}Nhấn F9 khu vực cập nhật Sau đó nhấn vào Ca + F9 để xem kết quả.

Xem thêm: Những câu nói hay về ý nghĩa cuộc sống , Tuyển tập những câu châm ngôn cuộc sống hay

Định dạng số lượng, tiền tệ và tỷ lệ phần trăm

Mã số Mã thành phố đầy đủ Ví dụ Mô tả
\# 0 {TIỀN TỆ HỢP NHẤT\# 0} 3000 làm tròn
\# ,0 {TIỀN TỆ HỢP NHẤT\# ,0} 3000 Làm tròn số trong phân số thập phân có dấu phẩy
\# ,0,00 {TIỀN TỆ HỢP NHẤT\# ,0,00} 3.000,00 Một số có hai chữ số thập phân cách nhau bởi dấu phẩy
\# $0,0 {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0} 3000 USD Làm tròn đô la và chia cho số thập phân
\# $.0,00 {MERGEFIELD CURRENCY\# $.0,00} $3.000,00 USD Đô la chứa hai chữ số thập phân và được phân tách bằng dấu phẩy
\# “$,0,00;($,0,00);’-‘” {Hợp nhất tiền tệ\# “$,0,00;($,0,00);’-‘”} ($3000,00) Ký hiệu độ, dấu ngoặc đơn cho số âm và dấu gạch ngang cho giá trị 0
\# 0,00% {MERGEFIELD PERCENT\# 0,00%} 1,00% Phần trăm chứa hai chữ số thập phân
\# 0% {MERGEFIELD PERCENT\# 0%} Đầu tiên% Làm tròn đến phần trăm
Tham Khảo Thêm:  Thời Gian Để Cài Win 10 Mất Bao Lâu ? Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết

CẢNH BÁO. Thay vì ký hiệu $, nó có thể được thay thế bằng ký hiệu tiền tệ khác, € hoặc £.

Định dạng ngày và giờ

Mã ngày/giờ Ví dụ
\
“HH:mm:ss”
10:45:32

Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày và giờ, nhưng hãy nhớ rằng M là viết tắt của tháng và m là viết tắt của phút.

Thay đổi định dạng ngày giờ hiện tại:

Nếu bạn thêm các vùng NGÀY THỜI GIAN hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản hợp nhất, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.

Chọn vùng Ngày hoặc thời gian bạn cần thay đổi định dạng. Nhấp vào Ca + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn một khu vực NgàyBạn sẽ thấy {NGÀY\
“Tháng/ngày/năm”}
Nhấp chuột phải vào khu vực và chọn chỉnh sửa trường từ danh sách các tùy chọn.

*

Trong hộp thoại Cánh đồngchắc chắn rằng bạn Tên trường định dạng Ngày. Chọn định dạng mong muốn trong định dạng ngày và bấm OK.

*

CẢNH BÁO. Nếu muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật thì tích vào ô Giữ nguyên định dạng trong khi cập nhật ở góc dưới bên trái của hộp thoại.

Hợp nhất các phím tắt:

tổ hợp phím chức năng
Tổ hợp phím + F9 Mở tất cả các khu vực cần điền và kết quả trong văn bản hợp nhất
Ca + F9 Hiển thị mã không gian
F9 Cập nhật biểu mẫu đã chọn. Đặt con trỏ vào bất kỳ ô trống nào và nhấn F9 để làm mới
F11 Vào ô trống điền thông tin sau
Ca + F11 Chuyển đến trường bạn cần điền trước
Alt + Shift + E Chỉnh sửa văn bản hợp nhất. Lưu ý: Điều này sẽ phá vỡ liên kết giữa tệp Excel và tài liệu Word, nguồn hợp nhất sẽ không còn tự động cập nhật.
Alt + Shift + F Chèn một vùng hợp nhất mới từ nguồn hợp nhất
Alt + Shift + MÃ In văn bản hợp nhất
Ctrl + F9 Chèn thêm khoảng trắng
Ctrl + F11 Ghim vào khoảng trống cần lấp đầy. Kết quả sẽ không cập nhật khi thông tin nguồn Excel thay đổi.
Ctrl + Shift + F11 Mở khóa một không gian trống để lấp đầy nó. Kết quả biểu mẫu sẽ được cập nhật lại.
Ctrl + Shift + F9 Để điền, tách pass. Khoảng trắng sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và được thay thế bằng giá trị hiện tại được hiển thị ở định dạng bình thường.
Alt + Shift + DỄ DÀNG Chèn hiển thị ngày theo ngày hiện tại
Alt + Shift + P Chèn số trang
Alt + Shift + LÊN Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại
Alt + Shift + LỖI Chèn số sê-ri
Tham Khảo Thêm:  Cách download/lưu video Pinterest trên điện thoại & máy tính 2023

Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có thể tạo mail tự động từ dữ liệu Excel trong Word – chức năng trộn mail một cách dễ dàng nhất. Để có thể mài giũa kiến ​​thức Excel từ cơ bản đến nâng cao, hãy đăng ký ngay Khóa học Word Excel Crash với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ nhiệt tình giúp đỡ bạn với mức học phí cực hấp dẫn.

NguồnN: Khả năng, tuyệt vờih.và biên tập viênp bởii bdkhtravinh.vn Online.

Ngoài ra để sử dụng Excel làm việc hiệu quả bạn cũng nên tận dụng tốt các tính năng và công cụ khác của Excel:

Dưới đây là một số tính năng cốt lõi phổ biến:

SUMIF, SUMIFS dùng để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện COUNTIF, COUNTIFS dùng để thống kê, tính theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, ngày tháng, số… Các hàm tìm kiếm tham khảo Index+Match, SUMPRODUCT…

Dưới đây là một số công cụ phổ biến nhất:

Định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiệnĐặt điều kiện nhập dữ liệu bằng xác thực dữ liệu Cách đặt tên và sử dụng tên trong công thức Tạo báo cáo bằng bảng tổng hợp…

Thật nhiều kiến ​​thức phải không nào? Bạn có thể nhận được tất cả những kiến ​​thức này trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản đến chuyên gia Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống hóa kiến ​​thức dưới dạng đầy đủ và chi tiết. Ngoài ra, không giới hạn thời gian học nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu kiến ​​thức khi cần. Hiện tại hệ thống đang có chương trình giảm giá lớn khi đăng ký khóa học. Chi tiết xem tại: bdkhtravinh.vn.Online

Related Posts

Home And Home Transport Ankara

Một mô tả tốt về lô hàng nên được thực hiện và lưu giữ. Thành phần; trường hợp, các bộ phận đặc trưng và số lượng được…

Home And Home Transport Ankara

Một mô tả tốt về lô hàng nên được thực hiện và lưu giữ. Thành phần; trường hợp, các bộ phận đặc trưng và số lượng được…

Home And Home Transport Ankara

Một mô tả tốt về lô hàng nên được thực hiện và lưu giữ. Thành phần; trường hợp, các bộ phận đặc trưng và số lượng được…

Home And Home Transport Ankara

Một mô tả tốt về lô hàng nên được thực hiện và lưu giữ. Thành phần; trường hợp, các bộ phận đặc trưng và số lượng được…

Home And Home Transport Ankara

Một mô tả tốt về lô hàng nên được thực hiện và lưu giữ. Thành phần; trường hợp, các bộ phận đặc trưng và số lượng được…

Home And Home Transport Ankara

Một mô tả tốt về lô hàng nên được thực hiện và lưu giữ. Thành phần; trường hợp, các bộ phận đặc trưng và số lượng được…

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *